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Checklist para Eventos: saiba como planejar sem erros

Checklist Para Eventos: Saiba Como Planejar Sem Erros

O checklist para eventos é uma lista de verificação que contém as tarefas e itens essenciais, que precisam ser revisados e concluídos durante o planejamento, organização e execução de um evento.

É uma ferramenta imprescindível para garantir que todos os detalhes importantes sejam cuidadosamente considerados e cumpridos, minimizando a probabilidade de erros ou omissões no grande dia.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância do planejamento e quais são os principais pontos que precisam ser levados em consideração em um checklist para eventos. Continue a leitura e confira!👇

Qual a importância do checklist para o planejamento de um evento?

O checklist para eventos é uma ferramenta importante e que deve fazer parte do seu planejamento estratégico. Confira algumas de suas vantagens: 

  • Estar preparado para lidar com desafios.
  • Tomar decisões informadas.
  • Otimizar recursos.
  • Entregar um evento de sucesso que atenda aos objetivos estabelecidos.
  • Economizar tempo, dinheiro e esforços, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas e trabalhando em conjunto para um resultado bem-sucedido.

Perguntas que o checklist para eventos precisa responder

O checklist para eventos abrange diferentes questões do evento, e assim ajuda a garantir que todos os pontos importantes do evento sejam considerados e devidamente planejados. 

Por isso, considere que o seu checklist precisa responder (só para começar) às seguintes perguntas:

1. Qual é o objetivo desse evento corporativo? É uma reunião de equipe, uma conferência, uma festa de fim de ano ou outro tipo de evento? Definir claramente o objetivo do evento é fundamental para planejar os detalhes corretamente.

2. Qual é a data, hora e local do evento? Certifique-se de ter as informações atualizadas sobre a data, hora e local do evento, incluindo o endereço completo do espaço escolhido. Isso possibilitará um planejamento logístico mais assertivo para todos os envolvidos. 

3. Quem são os participantes do evento? Faça uma lista de todos os participantes esperados, incluindo funcionários, convidados especiais, palestrantes, patrocinadores, entre outros. Depois busque informações completas de cada pessoa para registrar a presença e oferecer acomodações adequadas. 

4. Quais são os requisitos de orçamento? Certifique-se de ter um orçamento claro e detalhado para o evento, incluindo custos de local, alimentação, decoração, equipamentos de áudio/vídeo, brindes, transporte, etc. Monitorar o orçamento durante o planejamento e a execução do evento é fundamental para evitar surpresas financeiras indesejadas.

5. Quais são os requisitos de programação? Crie uma programação detalhada do evento, incluindo horários de chegada, horários de palestras, intervalos, atividades de networking, almoço e jantar. Certifique-se de ter uma programação clara e compartilhá-la com todos os envolvidos para assegurar que o evento ocorra de acordo com o planejado.

6. Como serão os alimentos e bebidas? Em seu checklist para eventos, é preciso certificar-se de planejar cuidadosamente quais são as necessidades de alimentação e bebidas para o seu público, incluindo refeições, lanches, bebidas, opções para restrições alimentares e preferências, entre outros. 

Como usar um checklist para eventos e planejar seu evento sem erros? 

Por fim, vamos falar sobre como montar um checklist para eventos sem erros, e que possa auxiliar todo o planejamento, e o que não pode faltar nele. 

Passo 1: defina os objetivos do evento

Antes de começar a montar o checklist para eventos, é importante ter clareza sobre os objetivos do evento, o que poderá incluir qual o tipo de evento, público-alvo, tema, data, horário, orçamento e outros detalhes importantes.

Essas informações irão orientar todas as atividades do planejamento e devem ser levadas em consideração ao criar o checklist.

Passo 2: liste todas as atividades e tarefas necessárias

Faça uma lista completa de todas as atividades e tarefas que precisam ser realizadas durante o planejamento do evento, considerando desde o planejamento pré-evento, como reserva de local, contratação de fornecedores, preparação de materiais de marketing, até as atividades durante o evento, como preparação do local, registro de participantes, gerenciamento de alimentação e bebidas, etc.

Passo 3: crie um planejamento para o ambiente

Um dos pontos mais importantes para a organização de um evento é a definição da decoração e mobiliário, para compor ambientes confortáveis e que transmitam a mensagem e os objetivos do evento. Neste momento, é importante contar com um parceiro de locação de móveis responsável e que possa oferecer uma infraestrutura robusta para atender 100% suas necessidades.

Passo 4: priorize as atividades

O terceiro passo para montar o seu checklist de eventos é avaliar a importância e o prazo de cada atividade, para estabelecer prioridades de forma coesa. Com isso, você garantirá que as atividades mais críticas sejam concluídas em tempo hábil, evitando atrasos e imprevistos. 

Passo 5: atribua responsabilidades

Identifique as pessoas ou equipes responsáveis por cada atividade e distribua claramente as responsabilidades apropriadas a cada membro da equipe, de forma que todos saibam o que é esperado deles.

Assim, é possível que você e outros colegas não fiquem sobrecarregados, mas sim que as atividades sejam dispostas de forma equitativa. 

Passo 6: estabeleça prazos razoáveis

A definição de prazos é outra etapa do checklist para eventos, afinal, todas as atividades têm um tempo limite para serem realizadas, e isto também auxiliará no entendimento das prioridades para desempenhar cada tarefa.

Lembrando ainda que o checklist para eventos não é um documento estático, então pode e deve ser revisado e atualizado regularmente à medida que o planejamento do evento avança e novas informações se tornam disponíveis. 

Certifique-se de manter o checklist atualizado e comunicar quaisquer alterações à equipe.

Além disso, depois de o evento ser concluído, você pode incluir em seu checklist para eventos algumas verificações de qualidade, como uma pesquisa de satisfação e sugestões de melhorias.

O mobiliário deve estar em seu checklist para eventos!

A Checon é uma empresa referência, com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos corporativos, como feiras, shows, congressos e afins.

Dispomos dos serviços de locação de mobiliário e climatização de ambientes, com foco em oferecer a melhor experiência para cada cliente, em eventos de médio e grande porte. 

Trabalhamos com serviço personalizado e estamos prontos para atender qualquer demanda, inclusive contamos com equipes especiais para situações emergenciais para conter imprevistos.

Você precisa de uma empresa parceira para garantir uma boa produção de eventos? Fale com nossos especialistas e saiba mais. 📞 (11) 98309-0180 ou (11) 3981-3151

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Tudo sobre Camarim de Show: importância, como montar e itens indispensáveis

Camarim de Show: como montar e quais itens são indispensáveis?

O camarim de show é um espaço planejado que fica nos bastidores dos eventos, onde os artistas podem relaxar e se preparar para brilhar no palco.

Deve ser um local aconchegante, pois é ali que os artistas irão trocar de roupa, se aquecer, fazer sua produção de maquiagem e cabelo, além de relaxar um pouco antes de subir no palco.

Devido à sua importância, este espaço precisa ser minuciosamente planejado para conter o mobiliário, estrutura e decoração necessários ao artista, como armários, iluminação adequada e espelhos, por exemplo.

Neste artigo, vamos entender melhor sobre a importância do camarim de show para grandes eventos, o que é indispensável para montar um e como fazer deste espaço um sucesso de bastidores. Continue a leitura!

Qual é a importância de um camarim de show bem montado?

Oferecer um camarim de show bem montado é essencial para a boa performance do artista e de toda a sua equipe técnica. 

Como dito, o camarim de show é o espaço destinado ao artista e a sua equipe técnica para troca de roupa, preparação da maquiagem e do cabelo antes ou durante o show, nos intervalos. 

Ter um ambiente acolhedor para descansar antes do show e durante os intervalos é de extrema importância para os artistas, que precisam passar horas no palco, cantando e dançando. 

Quais são os móveis e equipamentos indispensáveis em um camarim de show?

Primeiramente, o produtor precisa ter uma lista com os itens básicos para montagem de um camarim de show, depois ele pode personalizá-la de acordo com o tipo de apresentação e necessidades do artista.

Para este checklist básico, é importante considerar os seguintes itens:

1. Espelhos

Fundamentais para troca de roupas, maquiagem e penteados, os espelhos são itens indispensáveis para um camarim de show. 

Para fazer a melhor escolha, é preciso analisar questões como tamanho e quantidade, pois em alguns casos pode ser necessário ter alguns espelhos de mão e outros mais amplos. 

2. Cadeiras e Mesas

Sinônimo de conforto, o camarim de show precisa ter lugares confortáveis para que os artistas e suas equipes possam se instalar, e neste quesito, as cadeiras, estofados e mesas são essenciais. 

3. Iluminação correta

Tanto para os profissionais de beleza quanto para os próprios artistas, a iluminação correta do camarim de show faz toda a diferença, principalmente quando se trata de maquiagem, além de, é claro, auxiliar na melhor escolha dos detalhes das roupas e acessórios do artista.

4. Armários e penteadeiras

Para guardar pertences pessoais e acomodar todos os itens necessários para a preparação do artista (como maquiagens, secadores de cabelo, entre outros), os armários e penteadeiras também são itens obrigatórios para um camarim de show.

5. Tapetes ou carpetes

Os tapetes e carpetes também entram nesta lista, pois são os itens que trazem consigo conforto e comodidade aos artistas, além de reduzir ruídos e oferecer segurança extra contra escorregões e acidentes.

6. Tomadas e instalações elétricas

Os equipamentos de beleza e eletrônicos precisarão de energia elétrica para funcionar. Por isso, é preciso planejar uma boa quantidade de tomadas para o camarim de show, além de definir locais próximos e de fácil acesso para serem instaladas.

7. Climatização do ambiente

Por fim, e ainda muito importante, a climatização do ambiente também é um item indispensável para a montagem de um camarim básico. 

Ninguém gosta de ficar suando enquanto se prepara para uma apresentação ou correr o risco de entrar no palco com a maquiagem se desfazendo, então contratar uma empresa especializada em ventilação e climatização vai tornar o camarim de show mais eficiente.

Mais sobre o universo dos camarins

Conversamos com o Gabriel Coutinho, produtor de eventos que atua há mais de 15 anos com produção de backstages e camarins, e ele nos contou um pouco sobre como é esse universo, confira:👇

1. Qual o impacto de ter um camarim de show bem montado para o evento de forma geral?

É muito importante, pois o camarim é a casa do artista para aquele lugar que ele vai se apresentar. É extremamente importante entregar o que eles pedem, criar um ambiente com uma boa energia, que seja aconchegante, e principalmente, onde o artista possa se sentir à vontade, como se estivesse em sua própria casa, sendo uma pessoa “normal”no seu backstage. 

2. Há nos bastidores alguma especificação para escolher o local, tamanho e móveis dos camarins? Vocês normalmente levam em consideração o estilo musical e personalidade dos artistas?

As informações de necessidade do artista vêm bem especificadas para nós quanto a quantidade de mobiliário e salas, inclusive alguns até enviam fotos de como gostariam que o local ficasse.

Mas, dependendo do lugar, alguns mobiliários precisam ser adequados para caber ao espaço; quanto a tonalidade, cores, alguns artistas dão alguma direção.

Por exemplo, no último evento que produzi, o artista solicitava que tudo fosse branco e claro; já as bandas de rock em sua grande maioria pedem móveis e paredes escuras, e muita iluminação indireta com abajures de mesa e chão. 

3. Qual o imprevisto mais “diferente” que você já enfrentou ao montar um camarim? Algo muito fora de tudo que você já viu?

Faz tempo que não tenho contato com pedidos estranhos, mas existem alguns artistas que de fato pedem muitas toalhas, por exemplo. 

Outra questão é que hoje em dia os artistas costumam viajar com suas famílias, então providenciamos uma sala chamada Family Room para acomodá-los.

Salas de ginástica podem ser pedidos comuns, também, e os artistas trazem a sua aparelhagem para treino e ensaios anteriores às suas apresentações.

Quanto às comidas, é comum também que alguns artistas tragam seu próprio chefe para cozinhar para a banda, principalmente porque cada vez mais artistas estão optando por uma alimentação mais saudável, como comidas veganas e orgânicas, por exemplo, itens não tão comuns no Brasil.

Gabriel Coutinho, produtor de eventos desde 2006, começou sua carreira em Brasília e há 5 anos mora e atua em São Paulo com produção de backstage e camarins de shows internacionais, turnês e festivais. Também empresário, junto com Carol Carvalho tem a empresa Entretê que é responsável por abastecimentos de camarins.

Crie um camarim de show excelente para seu evento com a Checon

Somos uma empresa completa, com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos, incluindo feiras, shows, congressos e afins.

Dispomos dos serviços de locação de mobiliário e climatização de ambientes, com foco em oferecer a melhor experiência para cada cliente, em eventos de médio e grande porte, inclusive planejando espaço para o camarim do show.

Você busca por uma empresa parceira para montar o seu camarim de show? Fale com a equipe comercial da Checon: 📞 (11) 98309-0180 ou (11) 3981-3151

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Produção de eventos corporativos: 7 dicas para fazer deste momento um sucesso!

Produção de Eventos Corporativos: 7 Dicas para Fazer Sucesso

A produção de eventos corporativos envolve planejar, coordenar e executar eventos para empresas ou organizações.

Estas celebrações geralmente têm um objetivo específico, como lançar um produto, promover a marca ou reunir colaboradores para uma conferência ou treinamento.

Independentemente de qual seja o objetivo, no artigo de hoje vamos falar sobre a importância de criar e executar uma boa produção de eventos e dar dicas sobre como fazer isso funcionar. Acompanhe!👇 

Qual a importância de ter uma excelente produção de eventos?

A produção de eventos corporativos, quando executada com excelência, pode ser uma ferramenta poderosa para construir e fortalecer laços com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores.

Além disso, ao se dedicar para a produção de eventos corporativos da sua empresa, você pode contar ainda com:

  • Melhora da imagem corporativa.
  • Aumento da conscientização de marca do seu público.
  • Geração de novos negócios.
  • Fidelização de clientes e parceiros.
  • Aumenta a motivação dos colaboradores e fornecedores.

É importante levar a sério a produção de eventos corporativos e investir tempo e recursos para garantir que tudo seja feito da melhor maneira possível.

Isso porque, assim como os pontos positivos mencionados acima, um evento corporativo mal planejado ou mal executado pode ter um impacto negativo na imagem da empresa e na satisfação dos participantes.

O que não pode faltar ao planejar a produção de eventos corporativos?

Uma boa produção de eventos corporativos envolve muitos aspectos, entre eles:

  • escolher o local ideal;
  • contratar fornecedores de qualidade;
  • criar uma programação com apresentações interessantes;
  • gerenciar as questões logísticas;
  • conduzir o evento adequadamente.

7 dicas para sua produção de eventos corporativos ser um sucesso

Aqui estão algumas dicas para fazer uma produção de eventos corporativos com qualidade e que traga resultados:

1. Defina os objetivos

Um dos primeiros passos para começar a preparar uma produção de eventos, é a definição dos objetivos do evento e quem será o seu público-alvo, pois isso ajudará a orientar as decisões sobre o formato, local, conteúdo,  orçamento, entre outros critérios.

2. Escolha o local certo

O local do evento é crucial para o sucesso do evento, então é importante certificar-se de escolher um local que atenda às necessidades do seu público e que ofereça comodidades suficientes para receber e acomodar todos os participantes.

3. Crie uma agenda clara

A agenda clara e compartilhada com os participantes é outro ponto importante na produção de eventos, pois isso ajudará a manter o evento organizado e permitirá que os participantes saibam o que esperar ou de quais acontecimentos gostaria de participar.

4. Planeje a logística com antecedência

Certifique-se de planejar todas as necessidades no tocante ao transporte e locomoção dos convidados com antecedência, e neste quesito informações como tipo de transporte, estacionamento, alimentação e acomodações precisam ser previstos.

5. Contrate fornecedores de qualidade

Escolha fornecedores de qualidade para serviços como som, iluminação, catering, decoração, entre outros. Certifique-se de negociar preços razoáveis e fechar acordos com antecedência para evitar surpresas de última hora.

6. Promova o evento adequadamente

A promoção do evento é parte importante da sua produção de eventos, e vai garantir que o seu público seja realmente atingido e impactado para estar presente na data escolhida, por isso utilize táticas de marketing eficazes, como e-mail marketing, redes sociais e publicidade em mídia impressa ou online.

7. Avalie o sucesso do evento

Avalie o sucesso do evento depois que ele terminar, por meio de feedback dos participantes, análise de métricas de engajamento e vendas, e planeje como melhorar para o próximo evento.

Lembre-se de que cada evento é único e pode ter necessidades específicas, portanto, adapte essas dicas às necessidades do seu evento específico para obter os melhores resultados.

O que fazer se algo na produção de eventos der errado?

Apesar de todo planejamento e preparação, imprevistos acontecem, então o que fazer caso alguma coisa saia do controle?

É preciso ter um plano de contingência para lidar com situações problema que podem ocorrer durante a realização do evento, e buscar assim, minimizar todos os riscos e prejuízos.

A principal forma de prevenir imprevistos é poder contar com uma equipe de produção de eventos profissional, e ter ao seu lado empresas que sejam verdadeiros parceiros quando o assunto é cenário e locação de móveis, por exemplo.

Deixou a locação dos móveis da sua produção de eventos para última hora? Conte com a Checon!

A Checon é uma empresa completa, com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos corporativos, como feiras, shows, congressos e afins.

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Climatização de ambientes em eventos: como funciona e 4 principais vantagens

Climatização de Ambientes em Eventos: Como Funciona e 4 Principais Vantagens

A climatização de ambientes é responsável por gerar conforto térmico para os convidados e participantes dos eventos, apesar das condições climáticas externas, por meio do uso de aparelhos de ar condicionado.

Esses aparelhos são indicados principalmente para ambientes fechados, como salões, teatros e auditórios, e podem ser de diversos tipos, como equipamentos de ar condicionado, ventiladores e aquecedores.

A climatização de ambientes terá impacto significativo para o sucesso de determinado evento, pois proporcionará uma experiência mais agradável e confortável, além de ajudar a manter a integridade dos equipamentos eletrônicos e a qualidade do ar no ambiente.

Quer entender mais sobre como isso funciona e quais as vantagens de locar equipamentos de  climatização de ambientes para o seu evento? Continue lendo nosso artigo! 👇

Como funciona a climatização de ambientes em eventos?

A climatização de ambientes é realizada por meio da instalação de aparelhos, que podem ser principalmente:

  • Condicionadores de ar
  • Ventiladores
  • Aquecedores
  • Desumidificadores

A escolha do melhor tipo de equipamento deve levar em consideração fatores como o tamanho do ambiente, capacidade de pessoas suportada, quantidade de saídas de ar como janelas e portas, entre outros.

Este é um serviço que precisa ser executado por uma equipe de profissionais especializados, que serão capazes de avaliar a estrutura dos ambientes para definir a melhor maneira de climatizá-los.

O passo a passo é bastante simples:

  1. Visita técnica para orçamento.
  2. Orçamentação e fechamento.
  3. Criação de um projeto personalizado.
  4. Instalação e configuração dos aparelhos.

Além disso, a equipe pode ficar à disposição para atender imprevistos e intercorrências durante o evento.

4 vantagens de contratar a locação dos aparelhos de ar condicionado para o seu evento

Quando o assunto é climatização de ambientes, existem algumas vantagens em trabalhar com a locação desses equipamentos ao invés da compra, conheça as principais:

1. Economia de custos

Ao alugar os aparelhos de ar condicionado para climatização de ambientes, você evita a necessidade de adquirir equipamentos caros que serão usados apenas para um evento específico.

Além disso, a locação inclui a instalação e a manutenção dos aparelhos, o que pode representar uma economia significativa em relação à compra e à instalação de um sistema de climatização completo.

2. Flexibilidade

Outra vantagem na locação de equipamentos de climatização, é que há flexibilidade na escolha do modelo e quantidade de aparelhos necessários para atender sua demanda de forma específica.

Isso porque, também é possível alterar a quantidade de equipamentos ou trocar por outros modelos, caso surja a necessidade durante o evento.

3. Qualidade do ar

Os aparelhos de ar condicionado ajudam a manter a qualidade do ar no ambiente, removendo poeira, fumaça, odores e outros contaminantes que podem afetar a saúde e o bem-estar dos participantes.

Isso é fruto de uma manutenção e higienização constantes realizada pela empresa que faz a locação desses equipamentos, e uma das questões com as quais você não precisa se preocupar.

4. Suporte técnico

As empresas que fornecem a locação de aparelhos de ar condicionado geralmente oferecem suporte técnico durante todo o período do evento, o que pode ajudar a garantir que os aparelhos estejam funcionando adequadamente e proporcionando o conforto térmico necessário para os participantes.

Faça a climatização de ambientes do seu evento com a Checon

A Checon é uma empresa completa, com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos, inclusive corporativos, como feiras, shows, congressos e afins.

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Você precisa de uma empresa parceira para a climatização de ambientes do seu evento? Fale com nossos especialistas e saiba mais. 📞 (11) 98309-0180 ou (11) 3981-3151

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