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Checklist para Eventos: saiba como planejar sem erros

Checklist Para Eventos: Saiba Como Planejar Sem Erros

O checklist para eventos é uma lista de verificação que contém as tarefas e itens essenciais, que precisam ser revisados e concluídos durante o planejamento, organização e execução de um evento.

É uma ferramenta imprescindível para garantir que todos os detalhes importantes sejam cuidadosamente considerados e cumpridos, minimizando a probabilidade de erros ou omissões no grande dia.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância do planejamento e quais são os principais pontos que precisam ser levados em consideração em um checklist para eventos. Continue a leitura e confira!👇

Qual a importância do checklist para o planejamento de um evento?

O checklist para eventos é uma ferramenta importante e que deve fazer parte do seu planejamento estratégico. Confira algumas de suas vantagens: 

  • Estar preparado para lidar com desafios.
  • Tomar decisões informadas.
  • Otimizar recursos.
  • Entregar um evento de sucesso que atenda aos objetivos estabelecidos.
  • Economizar tempo, dinheiro e esforços, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas e trabalhando em conjunto para um resultado bem-sucedido.

Perguntas que o checklist para eventos precisa responder

O checklist para eventos abrange diferentes questões do evento, e assim ajuda a garantir que todos os pontos importantes do evento sejam considerados e devidamente planejados. 

Por isso, considere que o seu checklist precisa responder (só para começar) às seguintes perguntas:

1. Qual é o objetivo desse evento corporativo? É uma reunião de equipe, uma conferência, uma festa de fim de ano ou outro tipo de evento? Definir claramente o objetivo do evento é fundamental para planejar os detalhes corretamente.

2. Qual é a data, hora e local do evento? Certifique-se de ter as informações atualizadas sobre a data, hora e local do evento, incluindo o endereço completo do espaço escolhido. Isso possibilitará um planejamento logístico mais assertivo para todos os envolvidos. 

3. Quem são os participantes do evento? Faça uma lista de todos os participantes esperados, incluindo funcionários, convidados especiais, palestrantes, patrocinadores, entre outros. Depois busque informações completas de cada pessoa para registrar a presença e oferecer acomodações adequadas. 

4. Quais são os requisitos de orçamento? Certifique-se de ter um orçamento claro e detalhado para o evento, incluindo custos de local, alimentação, decoração, equipamentos de áudio/vídeo, brindes, transporte, etc. Monitorar o orçamento durante o planejamento e a execução do evento é fundamental para evitar surpresas financeiras indesejadas.

5. Quais são os requisitos de programação? Crie uma programação detalhada do evento, incluindo horários de chegada, horários de palestras, intervalos, atividades de networking, almoço e jantar. Certifique-se de ter uma programação clara e compartilhá-la com todos os envolvidos para assegurar que o evento ocorra de acordo com o planejado.

6. Como serão os alimentos e bebidas? Em seu checklist para eventos, é preciso certificar-se de planejar cuidadosamente quais são as necessidades de alimentação e bebidas para o seu público, incluindo refeições, lanches, bebidas, opções para restrições alimentares e preferências, entre outros. 

Como usar um checklist para eventos e planejar seu evento sem erros? 

Por fim, vamos falar sobre como montar um checklist para eventos sem erros, e que possa auxiliar todo o planejamento, e o que não pode faltar nele. 

Passo 1: defina os objetivos do evento

Antes de começar a montar o checklist para eventos, é importante ter clareza sobre os objetivos do evento, o que poderá incluir qual o tipo de evento, público-alvo, tema, data, horário, orçamento e outros detalhes importantes.

Essas informações irão orientar todas as atividades do planejamento e devem ser levadas em consideração ao criar o checklist.

Passo 2: liste todas as atividades e tarefas necessárias

Faça uma lista completa de todas as atividades e tarefas que precisam ser realizadas durante o planejamento do evento, considerando desde o planejamento pré-evento, como reserva de local, contratação de fornecedores, preparação de materiais de marketing, até as atividades durante o evento, como preparação do local, registro de participantes, gerenciamento de alimentação e bebidas, etc.

Passo 3: crie um planejamento para o ambiente

Um dos pontos mais importantes para a organização de um evento é a definição da decoração e mobiliário, para compor ambientes confortáveis e que transmitam a mensagem e os objetivos do evento. Neste momento, é importante contar com um parceiro de locação de móveis responsável e que possa oferecer uma infraestrutura robusta para atender 100% suas necessidades.

Passo 4: priorize as atividades

O terceiro passo para montar o seu checklist de eventos é avaliar a importância e o prazo de cada atividade, para estabelecer prioridades de forma coesa. Com isso, você garantirá que as atividades mais críticas sejam concluídas em tempo hábil, evitando atrasos e imprevistos. 

Passo 5: atribua responsabilidades

Identifique as pessoas ou equipes responsáveis por cada atividade e distribua claramente as responsabilidades apropriadas a cada membro da equipe, de forma que todos saibam o que é esperado deles.

Assim, é possível que você e outros colegas não fiquem sobrecarregados, mas sim que as atividades sejam dispostas de forma equitativa. 

Passo 6: estabeleça prazos razoáveis

A definição de prazos é outra etapa do checklist para eventos, afinal, todas as atividades têm um tempo limite para serem realizadas, e isto também auxiliará no entendimento das prioridades para desempenhar cada tarefa.

Lembrando ainda que o checklist para eventos não é um documento estático, então pode e deve ser revisado e atualizado regularmente à medida que o planejamento do evento avança e novas informações se tornam disponíveis. 

Certifique-se de manter o checklist atualizado e comunicar quaisquer alterações à equipe.

Além disso, depois de o evento ser concluído, você pode incluir em seu checklist para eventos algumas verificações de qualidade, como uma pesquisa de satisfação e sugestões de melhorias.

O mobiliário deve estar em seu checklist para eventos!

A Checon é uma empresa referência, com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos corporativos, como feiras, shows, congressos e afins.

Dispomos dos serviços de locação de mobiliário e climatização de ambientes, com foco em oferecer a melhor experiência para cada cliente, em eventos de médio e grande porte. 

Trabalhamos com serviço personalizado e estamos prontos para atender qualquer demanda, inclusive contamos com equipes especiais para situações emergenciais para conter imprevistos.

Você precisa de uma empresa parceira para garantir uma boa produção de eventos? Fale com nossos especialistas e saiba mais. 📞 (11) 98309-0180 ou (11) 3981-3151

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Produção de eventos corporativos: 7 dicas para fazer deste momento um sucesso!

Produção de Eventos Corporativos: 7 Dicas para Fazer Sucesso

A produção de eventos corporativos envolve planejar, coordenar e executar eventos para empresas ou organizações.

Estas celebrações geralmente têm um objetivo específico, como lançar um produto, promover a marca ou reunir colaboradores para uma conferência ou treinamento.

Independentemente de qual seja o objetivo, no artigo de hoje vamos falar sobre a importância de criar e executar uma boa produção de eventos e dar dicas sobre como fazer isso funcionar. Acompanhe!👇 

Qual a importância de ter uma excelente produção de eventos?

A produção de eventos corporativos, quando executada com excelência, pode ser uma ferramenta poderosa para construir e fortalecer laços com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores.

Além disso, ao se dedicar para a produção de eventos corporativos da sua empresa, você pode contar ainda com:

  • Melhora da imagem corporativa.
  • Aumento da conscientização de marca do seu público.
  • Geração de novos negócios.
  • Fidelização de clientes e parceiros.
  • Aumenta a motivação dos colaboradores e fornecedores.

É importante levar a sério a produção de eventos corporativos e investir tempo e recursos para garantir que tudo seja feito da melhor maneira possível.

Isso porque, assim como os pontos positivos mencionados acima, um evento corporativo mal planejado ou mal executado pode ter um impacto negativo na imagem da empresa e na satisfação dos participantes.

O que não pode faltar ao planejar a produção de eventos corporativos?

Uma boa produção de eventos corporativos envolve muitos aspectos, entre eles:

  • escolher o local ideal;
  • contratar fornecedores de qualidade;
  • criar uma programação com apresentações interessantes;
  • gerenciar as questões logísticas;
  • conduzir o evento adequadamente.

7 dicas para sua produção de eventos corporativos ser um sucesso

Aqui estão algumas dicas para fazer uma produção de eventos corporativos com qualidade e que traga resultados:

1. Defina os objetivos

Um dos primeiros passos para começar a preparar uma produção de eventos, é a definição dos objetivos do evento e quem será o seu público-alvo, pois isso ajudará a orientar as decisões sobre o formato, local, conteúdo,  orçamento, entre outros critérios.

2. Escolha o local certo

O local do evento é crucial para o sucesso do evento, então é importante certificar-se de escolher um local que atenda às necessidades do seu público e que ofereça comodidades suficientes para receber e acomodar todos os participantes.

3. Crie uma agenda clara

A agenda clara e compartilhada com os participantes é outro ponto importante na produção de eventos, pois isso ajudará a manter o evento organizado e permitirá que os participantes saibam o que esperar ou de quais acontecimentos gostaria de participar.

4. Planeje a logística com antecedência

Certifique-se de planejar todas as necessidades no tocante ao transporte e locomoção dos convidados com antecedência, e neste quesito informações como tipo de transporte, estacionamento, alimentação e acomodações precisam ser previstos.

5. Contrate fornecedores de qualidade

Escolha fornecedores de qualidade para serviços como som, iluminação, catering, decoração, entre outros. Certifique-se de negociar preços razoáveis e fechar acordos com antecedência para evitar surpresas de última hora.

6. Promova o evento adequadamente

A promoção do evento é parte importante da sua produção de eventos, e vai garantir que o seu público seja realmente atingido e impactado para estar presente na data escolhida, por isso utilize táticas de marketing eficazes, como e-mail marketing, redes sociais e publicidade em mídia impressa ou online.

7. Avalie o sucesso do evento

Avalie o sucesso do evento depois que ele terminar, por meio de feedback dos participantes, análise de métricas de engajamento e vendas, e planeje como melhorar para o próximo evento.

Lembre-se de que cada evento é único e pode ter necessidades específicas, portanto, adapte essas dicas às necessidades do seu evento específico para obter os melhores resultados.

O que fazer se algo na produção de eventos der errado?

Apesar de todo planejamento e preparação, imprevistos acontecem, então o que fazer caso alguma coisa saia do controle?

É preciso ter um plano de contingência para lidar com situações problema que podem ocorrer durante a realização do evento, e buscar assim, minimizar todos os riscos e prejuízos.

A principal forma de prevenir imprevistos é poder contar com uma equipe de produção de eventos profissional, e ter ao seu lado empresas que sejam verdadeiros parceiros quando o assunto é cenário e locação de móveis, por exemplo.

Deixou a locação dos móveis da sua produção de eventos para última hora? Conte com a Checon!

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Climatização de ambientes em eventos: como funciona e 4 principais vantagens

Climatização de Ambientes em Eventos: Como Funciona e 4 Principais Vantagens

A climatização de ambientes é responsável por gerar conforto térmico para os convidados e participantes dos eventos, apesar das condições climáticas externas, por meio do uso de aparelhos de ar condicionado.

Esses aparelhos são indicados principalmente para ambientes fechados, como salões, teatros e auditórios, e podem ser de diversos tipos, como equipamentos de ar condicionado, ventiladores e aquecedores.

A climatização de ambientes terá impacto significativo para o sucesso de determinado evento, pois proporcionará uma experiência mais agradável e confortável, além de ajudar a manter a integridade dos equipamentos eletrônicos e a qualidade do ar no ambiente.

Quer entender mais sobre como isso funciona e quais as vantagens de locar equipamentos de  climatização de ambientes para o seu evento? Continue lendo nosso artigo! 👇

Como funciona a climatização de ambientes em eventos?

A climatização de ambientes é realizada por meio da instalação de aparelhos, que podem ser principalmente:

  • Condicionadores de ar
  • Ventiladores
  • Aquecedores
  • Desumidificadores

A escolha do melhor tipo de equipamento deve levar em consideração fatores como o tamanho do ambiente, capacidade de pessoas suportada, quantidade de saídas de ar como janelas e portas, entre outros.

Este é um serviço que precisa ser executado por uma equipe de profissionais especializados, que serão capazes de avaliar a estrutura dos ambientes para definir a melhor maneira de climatizá-los.

O passo a passo é bastante simples:

  1. Visita técnica para orçamento.
  2. Orçamentação e fechamento.
  3. Criação de um projeto personalizado.
  4. Instalação e configuração dos aparelhos.

Além disso, a equipe pode ficar à disposição para atender imprevistos e intercorrências durante o evento.

4 vantagens de contratar a locação dos aparelhos de ar condicionado para o seu evento

Quando o assunto é climatização de ambientes, existem algumas vantagens em trabalhar com a locação desses equipamentos ao invés da compra, conheça as principais:

1. Economia de custos

Ao alugar os aparelhos de ar condicionado para climatização de ambientes, você evita a necessidade de adquirir equipamentos caros que serão usados apenas para um evento específico.

Além disso, a locação inclui a instalação e a manutenção dos aparelhos, o que pode representar uma economia significativa em relação à compra e à instalação de um sistema de climatização completo.

2. Flexibilidade

Outra vantagem na locação de equipamentos de climatização, é que há flexibilidade na escolha do modelo e quantidade de aparelhos necessários para atender sua demanda de forma específica.

Isso porque, também é possível alterar a quantidade de equipamentos ou trocar por outros modelos, caso surja a necessidade durante o evento.

3. Qualidade do ar

Os aparelhos de ar condicionado ajudam a manter a qualidade do ar no ambiente, removendo poeira, fumaça, odores e outros contaminantes que podem afetar a saúde e o bem-estar dos participantes.

Isso é fruto de uma manutenção e higienização constantes realizada pela empresa que faz a locação desses equipamentos, e uma das questões com as quais você não precisa se preocupar.

4. Suporte técnico

As empresas que fornecem a locação de aparelhos de ar condicionado geralmente oferecem suporte técnico durante todo o período do evento, o que pode ajudar a garantir que os aparelhos estejam funcionando adequadamente e proporcionando o conforto térmico necessário para os participantes.

Faça a climatização de ambientes do seu evento com a Checon

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5 tipos de móveis para eventos e como escolher o melhor modelo

5 Tipos de Móveis para Eventos e Como Escolher o Melhor Modelo

Os móveis para eventos são parte importante da estratégia de produtores e empresas organizadoras de eventos, pois esse é um item que auxilia na criação de um ambiente adequado e agradável.

O conforto e a praticidade que uma boa escolha de móveis para eventos agrega é essencial para trazer a atmosfera certa, transmitindo a mensagem correta e transformando a experiência dos convidados em algo inesquecível.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância de escolher bons móveis para eventos e quais critérios levar em consideração. Siga com a leitura e confira!👇

Conheça 5 tipos de móveis para eventos

Existem diversos tipos de móveis para eventos, e a escolha deve ser direcionada com base no tipo de evento, quantidade de convidados, entre outras informações pertinentes à ocasião.

Mas, falando em peças, vamos citar aqui quais são os tipos de móveis para eventos mais utilizados, e que podem dar um charme diferenciado à ocasião:

1. Cadeiras

As cadeiras são um dos principais móveis para eventos, pois é um elemento fundamental para o conforto e bem-estar dos convidados.

Existem no mercado diversos modelos deste mobiliário, então para escolher qual o ideal para o seu evento, você pode considerar suas características, tais como:

  • Material: ferro, madeira, aço ou plástico.
  • Braços: com ou sem apoio de braços.
  • Estofadas: se terão ou não uma proteção extra de espuma.
  • Cores: neutras ou chamativas.
  • Design: clássico ou moderno.

👉 5 motivos para alugar cadeiras para auditório para o seu próximo evento

2. Mesas

As mesas são outros tipos de móveis para eventos importantes, pois elas acomodam alimentos, bebidas, equipamentos de apresentação, entre outros artigos presentes em qualquer evento.

Assim como as cadeiras, as mesas possuem diversas variações: 

  • mesas de centro;
  • mesa lateral;
  • redondas, quadradas ou retangulares;
  • de vidro, madeira ou aço.

3. Sofás e poltronas

Os sofás e as poltronas são móveis para eventos muito usados em lounges e espaços para descanso, pois a ideia é montar ambientes casuais e uma atmosfera mais informal.

Ideal para espaços amplos, os sofás e poltronas podem ser uma ótima estratégia de marketing, contribuindo com cantinhos “instagramáveis” para fotos.

Há outras ocasiões em que as poltronas podem ser usadas em recepções e ambientes para relaxamento. Locais estes montados para os convidados aguardarem o início do evento, ou apenas para ter um lugar confortável para se sentar enquanto assistem a uma exposição, por exemplo.

4. Balcões e bancadas

Os balcões e as bancadas são ótimos móveis para eventos que necessitam de uma recepção despojada e com personalidade, ou para festas sociais que tenham espaço de coquetéis e bebidas.

Além disso, esses móveis podem ser utilizados como balcões de informações em grandes feiras, ou para expor produtos e criar networking em eventos corporativos.

5. Pufes e banquetas

Os pufes e banquetas são artigos que trazem personalidade e casualidade para os eventos, assim como as poltronas, mas oferecendo menos conforto, e mais locais de descanso individual.

Eles podem ser utilizados em diversos tipos de eventos sociais ou corporativos, dependendo do estilo da ocasião, espaço e tipos de convidados.

É importante considerar cuidadosamente as necessidades dos participantes e as metas do evento ao selecionar os móveis.

Com tantas opções, como escolher móveis para eventos?

Antes de escolher os móveis para eventos, é preciso levar algumas questões em consideração, tais como:

Tipo de Evento

Como mencionamos anteriormente, alguns tipos de móveis para eventos trazem consigo um ar despojado e mais casual, que não cabe necessariamente para todos os eventos.

Então, a primeira coisa que é preciso levar em consideração na hora de escolher bons móveis para eventos é o tipo e a temática do evento a ser realizado.

👉 Conheça 10 tipos de Eventos Corporativos, suas dinâmicas e objetivos

Local do Evento

O local do evento também é fator determinante para escolha dos melhores móveis, principalmente por dois motivos: o tipo de material e a quantidade necessária.

Ou seja, eventos sociais que ocorrem em locais ao ar livre, como casamentos e festas religiosas, precisam de cadeiras, mesas e banquetas de material resistente à umidade e luz do sol, para o caso de haver algum imprevisto de intempéries.

Enquanto isso, auditórios pequenos que precisam acomodar 300 pessoas em um seminário corporativo pedem que a organização do evento defina móveis simples, e que estes ocupem a menor quantidade possível de espaço para comportar a quantidade necessária.

Estilo do Evento

O estilo é outra determinação importante para uma boa escolha de móveis para eventos, pois estes artigos devem seguir uma mesma linha e garantir que a comunicação do evento seja uniforme.

Alguns tipos de estilos são, por exemplo:

  • Clássico
  • Rústico
  • Boho
  • Retrô
  • Oriental
  • Provençal

A determinação entre estes estilos vai passar também pelo material e design dos móveis. Eventos rústicos, por exemplo, pedem móveis de madeira e materiais mais naturais, enquanto eventos modernos podem contar com cadeiras e mesas de aço.

Perfil dos convidados

O tipo, estilo e quantidade de móveis é muito importante, mas uma outra característica que deve ser levada em conta é o perfil dos convidados.

Como mencionamos antes, um auditório que terá uma apresentação provavelmente receberá convidados sozinhos ou em duplas, mas que buscam sentar-se cada um em seu lugar para prestar atenção na palestra.

Já eventos sociais como aniversários, com o serviço de comidas e bebidas à disposição dos clientes, os convidados provavelmente vão querer sentar-se em grupos de 3 a 5 pessoas.

Isso também determinará quais os melhores tipos de móveis para eventos, que, nesse caso, serão mesas grandes ou de centro, cadeiras individuais ou sofás que cabem mais pessoas juntas, entre outros aspectos.

Alugue móveis para eventos com a Checon

A Checon é uma empresa completa com mais de 20 anos de experiência como parceira na realização de grandes eventos, inclusive corporativos, como feiras, shows, congressos e afins.

Dispomos dos serviços de locação de mobiliário, com foco em oferecer a melhor experiência para cada cliente, independentemente do tipo de evento.

Você está planejando e não sabe onde alugar móveis para eventos? Fale com nossos especialistas e saiba mais. 📞 (11) 98309-0180 ou (11) 3981-3151

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